2014年1月29日水曜日

efax をGmailで受信し、必要なものだけ転送しメルプリ2で印刷!& Google colud print!黒船ものの感動だ!

緊急速配株式会社は、ファックスの依存度がハンパない。いつも書類に埋もれてる! ペーパーレスにしたら、快適だ!e-Faxが 便利だ。ちょっと調べるといろいろサービスが最近あるネットファックスですが、私が選んだのはまず、大宣伝していたe-faxaであります。 Gmailで受信するから、送信者の電話番号で自動的にラベルがついて分類で楽ちん!  

だが…ファックスは紙が出ることで気がつけるけど、e-faxは気がつかないじゃないか。

じゃ、受けたメールをefaxならメールで会社にファックス送ったらいいやん。お金かかるけど…と、思ったが、Gメールの転送は、受けた受信者であるe-fax としてそのまんま転送する(e-fax のアドレスでe-faxを使ってファックスを送信することはできない)ため、e-fax が拒否して送れない…

  …   じゃ!メール受け取ったら印刷するプリンターを買おう!とええい!と買う。 このプリンターはなぜか添付書類がPDFは印刷しない。でも大丈夫tif だったら印刷する! 

ところがどっこい、このプリンターは tiff (拡張子にfがひとつ多い)じゃないと印刷しないのだ! 中途半端な仕様すぎるぞ!

こんなこと、もっとわかりやすく書いておいてよ!


プリンターが受信したメールはテキストとtiff-f とかいうやつじゃないと印刷できないなんて…買ってから知る…。

で、大宣伝している e-faxは PDFと、tifで しか送れないんだよ!



で、サブでたまたま使っていたもう一つのインターネットファックスであるBizFax  は…

tiff なんだよ! こんな種類があるなんて知らんやん!で、テストしてみたらやっぱりBizFax だとうまく印刷してくれるんね。

だから、せっかく買ったのに…どうしよう…。orz


tif と、tiff は違うなんて同じだくらいに思っていたが。でも tiff-Fとなると違うらしいわ。この悔しさ。わかりますか?

もう、今年はのっけからやられるよ!ちくしょう~! って感じで。

efax の方が、登録していたメルアドからE-メールでファックスが送れるというのはすごいメリットなんですが…もうやめようかしらとかまで考えた。 すでに会社の封筒にefaxの番号を印刷したりもしてたが…。

この挫折感の中、私はまた勇気を出して知恵を絞る…「何か手はあるはずだ」(涙)


で…メルプリ2なるソフトを発見。(感涙!)

メルプリ2はパソコンに常駐させて、受信したメールを印刷する機能を持つメールソフトです。

クラウドの考え方からは離れますが、efaxを受けたメールを、まったく使っていなかった会社で使ってるプロバイダーのおまけのメールアドレスに転送し、そのメールをメルプリで受信する設定してみた。受信するまではある意味サーバーに預かってもらってるわけで、受信したら印刷するんだから、ま、朝来てパソコン立ち上げたら出て来る感じもいいじゃないかなと。

しかも、ケガの功名で、このメルプリ2、結構な高機能で、タイトルの条件設定による選択的印刷はもちろん、添付書類だけを印刷する設定もあって、まるで普通のファックスじゃん!最初印刷されんなと思ったが、印刷する添付書類の拡張子も指定でき、pdfのみを印刷できる。

これはすばらしいです!思わず即購入。

これだったらプリンター買わなくてよかったのに…って話ですが、前のプリンター←のファクスを転送機能では、お金かけて受信したファックスをe-faxに転送していたのだが、今回買ったプリンターはメールなので無料で送信するので経費削減にはなったからよかった。 

調べてみたらe-faxは150枚までは無料なのですが、あとは受けるのも送るのも10円いるわけです。 1000枚やりとりすると1万円でして… 結構高いなと思います。

また、日報も注文書も同じ番号のファックスで受信しているので、印刷しなくてもいい日報用のは別のefaxを契約して切り替えて行く予定。 

これで、注文書だけが印刷され見逃さずにすむ!しかもGmailで分類されたら担当者ごとにも転送されて万全だ! 

また、このプリンターは、スキャナした書類をメールで送信する機能もあり、何でも書類をプリンターでスキャナしてGmailに送り、それにラベルをつけたら、もうそれで分類OK!書類管理は全部Gmailにするようにした。

ま、たまにメルプリが止まっているけど。ちゃんと見といてね!って教えないといけないが…。 

我ながら Gmailとe-fax の組み合わせは、すばらしいアイデアではないかと!

我ながらすばらしい!(会社の人には説明しても、もひとつ意味がわからないらしく、注文書がない!とかパニックになるだけなので辛かった…、ここで、孤独な闘いに勝利した自分を自分で褒めたいと思います!偉かった!ゆみちゃん!


さて、今回2種類のインターネットファックスを使っての感想は…

eFax は、日本発ではないので、国際番号を打ち0を抜いてというのが、最初ややめんどくさい。コンパネの出力が重い。文字小さい。でも、メールには100%届くので、大量のFaxを扱うのにはよかったと思う。

携帯でメールでファックスが送れるというのは点数高い。みんなで仕事用に共有しているGmailのアドレス帳に、efaxの受信ができるところは(e-faxはたまに送信できない場合がある。受信はできるが)どんどんファックス+efaxsend.com を作って入力しています。

しかし…送信できないことが多いのだと社長が言う。 …え=そんなぁ。 私としては記録に残るというのにこだわるため、使ってみたい…。 で、いろいろ送ってみたが、大量のものはムリであったくらいで、数枚はほとんと送れる気がする。 ←古いタイプのファックスつかってる個人宅などは送信できないこともあるようです。 ファイル名を英数にしたらいいらしい。コンパネから送る時だけ1枚だけ送れる。 メールで送信の場合は必ず無意味な表紙がつく。 1枚紙がムダになるから相手も嫌がるし。

実際スマホからファックスを送れるというのは便利である。アクロバットファイルを分割して送るのが一苦労だが…。ほとんど、私に電話かかってきて送ってって言うてくるけど…。でも、送るのに時間がかかるのはいいんだが、どうも届かないということがあるのがつらい。使っているものが信頼できないのはダメである。

BizFax  こっちは出力データがブラザーで印刷できるのは点数が大きいので、こっちをメインにしたらよかったと思った。 (コンビニのIP電話不対応の電話からファックスできないことがある)

が、その後、なんか、ファックス来ててもメールで連絡来てないことが多いことを発見。2本に1本来ない感じ。(これは困るやろと。改善要望を送ったがその返事はない。電話したら調べてみますということで、調べたがちゃんと送ってると。で、試しにGmailに送る用に設定してみたら、なぜかGoogle Appsのメールには届いてないが、Gmailには届いているということを発見し!Gmailに送って、転送設定することにした。)

基本的に…これなんか読んでみたら、ファックスはもうすくなくなっていくがなくすことはできないという発想みたいで…、むちゃくちゃ送信が多い場合を想定していなじゃないだろうかと思う。 送信は確実性がeFaxより高いような気がする。 (これまで届かなかった人にも届く。ただし大量はNG、送信できなかったことは送信できなかったとされそれは信頼できる。efaxは送信できたとされていて送信できてなかったのだ!) ただ、パソコンからの書類はどんな書類を送ったのかのかまでは記録が残らない。送った事実しか残らないのが残念。コンパネが使いにくい。 ファックスをいちいち見るのに別画面が出て、間違って閉じると元のコンパネも閉じてしまうので、めんどくさい。慣れたら戻るをしたらいいんだけど。 
いちいち 81とか国番号打たなくても送信できるのが結構便利

経費も安くなりました!IP電話がもっと普及したら安くなる~!


でも、いろいろ調べて後からここの会社のがいいじゃないかなと後からさらに思う。変えたいと思うようになった。 ま、もう変えないけど…またパニックになるから。テスト期間がなかったもんでホンマに辛かったなぁ~。

一斉FAXのDMシステムとか便利そうだなと思った。ネットファックスは送れないものも多いとうことなんで、そういう意味ではNTT系強いのかもしれない。でも、結構通信費は1通25円とお高めで、送信は会社の回線からまいと~くファックスみたいなんでコツコツ送った方がいいようです。


Google Apps の住所録の共有がうまくできないことがわかって、この050plus のWeb電話帳のサービスがとても魅力的に思え、これ導入したかったわと…でも通話録音ないもんなぁとか。

ほんまに、こういうものは導入したら、なかなか辞められないので、テストしてテストして考えて決めないといけないなぁと思うが、全部テストする暇とかないからねぇ。 本当にこういうものの説明がわかりやすいのが少ないので驚くよ。 もうちょっと使う人の立場で考えて欲しいなと…。



試しに、離れた部屋のノートパソコンから別に共有設定していない私の使ってる古いレーザーパソコンにドライバもインストールすることなく印刷できたからびっくり!

これまでムリだったlinux からも印刷できた!これのもんである!

で、このブラザーの8520DNであるが、クラウドプリントの設定というものがある。
よくわからんが、アカウント登録しておくと、そのアカウントが別にオンラインじゃなくてもプリンターが電気ついていたらどこからでも印刷できるようになる!スマホからもできる!っていう夢のシステムなんじゃなだろうか!

Nexus5から印刷できたぞ!

これはすごいぞ!と思って、自宅から会社のプリンターに…するとオフラインorz. でも、誰かがいじったらなんかオンラインになったが…。うまく印刷できない…。 ちぇ~。使えないなぁと思いながら、夜どうしてかなぁと思って見たら…
忘れた頃に印刷されている!




で、それは確認できる。すごいぞクローム! 

いや~。でも、リアルタイムで使えないとねぇ。まだベータだけど。でも、これは便利だわ。このプリンターのアドレスを公開できたりするわけですよ。

うちのクラウドプリントはこちらなんで、ファックスせずにこっちに直接印刷してください!とかいうPRをするようになるのはもうすぐなんじゃないかなぁ。

セキュリティ対策でしょうね。あとは…。

Google ありがとう!今日は遊ばせてもらったよ。 ま、ベータって書いてあるもんね。 
その後、絶好調で使うようになりました! これで在宅勤務が快適になった。事務員さんに今出力したから郵送して~とか、在宅で働けるようになった。仕事早い! ある意味、よく仕事する会社にはこの機能を教えてあげて、ファックス使わず直接印刷送ってと言えて使いこなして頂いたら、超経費節減になるので、BROTHER A4モノクロレーザー複合機 JUSTIO 36PPM/両面印刷/SuperG3 FAX/ADF/有線LAN MFC-8520DNは安いのにオススメです!


会社でもようやくデジタル化の重要性がわかってきたみたいで、ScanSnap買うことに。
このシートがあったら、ヘラヘラの高速の伝票もいけるじゃないかなと買ってみます。


つまんなそうだったけど聞いていて、思わず引き込まれる。NHKの良心というか…。そういえば、NHKの番組改変問題とかあったなぁ。 こういう人には、もっとガンバッテ欲しいなと思った。長井さんとか、どうしているんだろうか。 もう、なんか、世の中の裏にあるものって何なんだろうと思う。みんなに見て欲しいです

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