2012年3月18日日曜日

wordとexcelで複雑な宛名入れ 差し込み文章

ええ、文字間違いがあるんですよ↑…orz でも1万5000人にまくハガキなので、宛名入れだけでもそうとう時間がかかるのです!待ってられずにこのまま行きました…ごめん。本当にごめんよ。 

笑って許してくれた…新聞配達しながら大学卒業した苦労人の山下さん私は応援します!

で…作った後に山下さんが…私はバカじゃないかなと。どうやってこれに宛名を印刷するんだと…
パソコンの前で苦戦されておられました。 まず、管理しているThe CARDには 茨木市 って書いてある。これを削除する方法がわからない…と。

任せてください!wordとexcelがあれば…私が見事に宛名を入れてあげますと。

よく、この差し込み文章(印刷)について聞かれますので、この機会に紹介しておきます。
世の中にいろんなデータベースソフトがありますが、たいていexcelとかcsvには出力できます。
CSVになったら、お持ちのバージョンのexcelで開きます。

お好みの加工をほどこします。 茨木市を消したいのなら… 置換という命令を入れます…
「茨木市」と「」を入れ替えろとすればよろしい。(茨木市が実質消えます)

郵便番号が長い間に変更になっているところもあるようなので、この機会に郵便番号変換ウィザードで正しい郵便番号にしておきました。

この郵便番号変換ウィザードというのは…最初からはついておりませんので、各自で調べて自分のエクセルに応じたものをダウンロードしてくる必要があります。

で、郵便番号の最初の2ケタを削除する必要があります。しかも、次の1文字と最後の4文字を分割する必要があります。


空欄の列を挿入しそこに =MID(郵便番号の列,2,1) とかくと 郵便番号の列の最初の2文字を消して三つ目を表示せよ

ということです。

で、RIGHTというのもありますので、もう一個列を作り、そこに=RIHGT(郵便番号の列,4) と書くと
右端4個が表示されます。

次にword ですが、最初に書式設定でハガキのサイズを選びます。

あたりをつけるために、スキャナで吸い込んだハガキの画像を挿入します。余白があるため小さくしか表示されないので、文字の回り込み設定で文章の背面に設定し、サイズをハガキと同じにして設定してください。

次に固定で表示させる文章をテキストボックスで表示します。

次に差し込み文章(リンクは2000での方法で古いwordとExcelでもできます。写真は2010ですが)を選びます。

ここで、データを選ぶのですが…データのタイプがwordになっているので選べない場合がありますが、ここですべてのデータにデータタイプを変更し、用意したexcelの文章を選んでください。
選ぶと、どのシートを選びますかと、シートの選択になることがありますが、落ち着いて1枚目なら1枚目と選んでください。

データを選んだだけでは何も起こりませんが…
差し込みフィールドの挿入で表示することができます。
表示されたものをクリックすると、そこに<<データ>> の形式で入力されますので、この形式をコピペするなどしてテキストボックスを駆使し、配置していきます。

こういう感じになりますね…(画像は消しましょう。)
結果のプレビューで実際の印刷状態と切り替えることができます。何度か1枚だけ印刷してキレイにできているかどうか確認し、テストする必要があるでしょう。

差し込み文章の完了で…全部差し込んだ状態の文章を作ることもできます。
ここで個々のドキュメントの編集を選ぶと全部差し込んだ新しい文章を生成します。

が…データが15000とかだとパソコンが壊れたようになり危険な雰囲気が漂いますので、それをする場合は…1000件とか、適度に作業しやすいようにExcelの段階で分割しておくのがオススメです。

では…宛名ラベルはどのように印刷するのでしょうか…。
2010では写真ような便利なテンプレートでなんなく…と言いたいところだが、買ってきたのがA-ONEのラベルだった試しがないです。


新規文章で作ります。
いきなり差し込み文章に入り、ラベルを選ぶと宛名ラベル作成が出ますので、これのサイズの詳細のところで思い通りに作ります。結構ここで初心者は苦労するでしょう。

それから、宛名ラベルウィザードを使い、ラベルを選んで作り始めます。

2010では差し込み印刷ウィザードというのは…↓にあります。

要するに、ラベルを作り、ラベルごとに…«Next Record» 入れて作っていきます。
1枚だけ作り、ウィザードにあるすべてのラベルの更新で一発で入れられます。

意外にこの技を知らない人が多いです。よく質問を受けますので記事にしてみました。

挨拶状を作ったりする時もよく使いますので、ぜひマスターしてください。

動画も作りました。頑張ってください!これであなたも事務所のスター!



最初音声が消えていますが、たいしたことは言っておりませんので…

上記のビデオですが、こちらにwmv(ウィンドウズのビデオ)を入れておりますので、高画質で見えますから右クリックで名前をつけてリンク先を保存し見ることができます。
正直…バージョンも違いますと…また勝手が違いますので悩みまくり…できないと思う方は…エレコムの無料の専用ソフトなどを使うといいと思います…orz でも、これをマスターすると応用がきくのでとてもオススメなんです。 だいたい会社はデータで困っているのであった。 この技術で作った大阪腰痛にピタリと効果の山岸健康院様の名刺 なっとく名刺なんかを買ってきて、たまに使うだけの名刺をこんな風にさっと作ってあげたりすると…できる事務員!って感じですね。

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