2015年1月2日金曜日

選挙運動費用収支報告書 合格書類のポイント by google spreadsheet


人権派人情派の弁護士辻恵さんの選挙の仕事をしたのですが、はっきり負けまして…これが、日程も不足ならスタッフも不足で、長年辻さんの秘書的に収支報告書などを作っておられた方が病気で、その方のお願いで、私が収支報告書を作ることになりました。結構便利なやり方なので、会社の経理もこの方法でやったらいいじゃないかなと思います。

で、みんなが大変だ!大変だ!って言うのですが、具体的にどのように大変かがわからず、とりあえず私も、ちょっと大変だったのですが、今度はこうすればいいよというのを、他に選挙に出馬される方もあると思いますので、ポイントと解決策をご紹介しようと思います。

さて、収支報告書ですが、総務省にこのような書式が準備されています。

政治団体の政治資金収支報告書と選挙資金収支報告書は領収書の分類が違いますので、注意してください。

はっきり言うて、選挙資金収支報告書の分類は普通の経理に比べたら簡単です。

  • 人件費、最初に登録したアルバイトの人などの費用
  • 家屋費、家賃や備品レンタルの費用
  • 通信費、電話やインターネット、切手など
  • 交通費、駐車場代や電車代など(ガソリン代は雑費)
  • 印刷費、ポスターなど デザイン料金なども含む
  • 広告費 チラシの折り込み費用 街宣活動の費用
  • 休泊費 ホテル代など 布団のレンタル費用は雑費になる
  • 文具費 ノートやペンなど 電話機などの購入費用も含まれる
  • 食糧費 一人1000円程度で1日45食が認められている 飴などの茶菓子など一切の食べ物
  • 雑費 これ以外のものはすべて雑費となる
これをエクセルに集計し、そのエクセルと同じ並びで基本的には日付順で領収書をそろえる必要があります。

大変ポイント レシートは項目別に必要
コンビニの細かく内容の書いたレシートをそのまま貼り付けるのはOKですが、食糧費と雑費と文具が混じっていた場合は、コピーをとり、別々にこの内、雑費が○○円と書いて、領収書として貼り付ける必要がある。
適当にごまかせるように(ゴメン)手書き領収書をもらうと、内容をきっちり下に書いてもらう必要があるので、レシートの方がいいのですが、ひと手間かけて、食糧は食糧だけで別々のレシートを切ってもらうように買い物担当者に頼むこと! これで手間がはぶけます!
ちなみに100円ショップでも、食品○個、雑貨○個とレシートが出てるから分けないとめんどくさい。


大変ポイント バラバラの弁当でも一人約○円では認められない。
350円*3名 450円*2名 などとレシートに基づき書類の備考欄にキチンと割り切れるように書く必要がある。文字は読めたらいいので限界まで小さくてもOK。計算が割り切れたら適当でよい。食費もめんどくさくならないように、近所のお弁当屋さんに頼んで1食500円とかで決めて選挙終わりに領収書で何食分とかもらったら楽で、あとは茶菓子を買う程度にするとぐっと楽になると思う。

支払先の正確な名前と住所 人物には職業がいる
駐車場のレシートの場合は、その駐車場の正確な住所が必要で、茨木市駅前とかでは認められない。ネットで調べておく必要がある。駐車場がわからない場合は、本社を書いて本社の住所にしてもよい。
選挙区外の場合、住所はフルで書く必要がある。奈良市の人は奈良県奈良市と県名を入れておく必要がある。
イオンで買い物した場合は、イオンの店舗名と住所を書くこと。イオン株式会社ではダメです。
マンションを借りたときの支払も、大家さんの名前を書いた場合も、不動産業などの職業を入れる。

ちなみに、辻恵さんは、戸籍の届け出が つじ が点が1つなんだそうです。

google 使うと点2つのやつしか出てこなかったので、画像をはって処理しました。点2つだから訂正してくださいと連絡があって、訂正印押しに行ったことがあるそうですw



と、まぁ。確かに大変ですが、ポイントさえつかめばそんなこともないと思いました。
要するに、めんどくさいのはレシートをぽっつり、ぽっつり入力していくことですが、そんな時大活躍するのは、やっぱりレシートスキャナのScansnapですよね。

私は、まずこのスキャナでかたっぱしからスキャナし、レシートに日付の何番目という連番をふって画像管理しました。

レシートスキャナで連動するソフトは簡単家計簿ですけど、そこまで細かく書く必要はないので、本格読み取りで読みたい文字を読み込んで、住所などをスプレッドシートに貼り付け、画像は楽々ライブラリで管理し、日付ごとに袋に入れて整理しました。 
楽2ライブラリ パーソナル V5.0 が一番上位ですが、全部使ってみましたが、スマートはカッコいいですけど、結局パーソナルがいいと思いました。 作業台にどんどん読込まして、自由に並べて、フォルダに投げるって感じがいいですよ。私のこちらの記事も参考にしてください。

あとは、データの検証でspreadsheet に項目を作って判断していき、日付順に並べて、それに基づいてレシートを紙にはっていけばOK.

で、シートを項目別に作って、各シートに書式を作って、そこにスプレッドシートだけの便利な関数 filter を使って項目別に表示させます。 

そのままではキレイに貼れませんので、別の場所に出力して、それにあたるセルを指定します。
範囲の選択をして各ページをアクロバットに出力して仕上げていきます。


最初、総務省のエクセルに貼ってみたのですが…なんか、なんでこんな狂った表組みしてるのかわかんなかったよ。 でも、何気に私がスプレッドシートで作ったものをエクセルで作れるかというと結構めんどくさいことをしないといけないのであった。 

ちなみに、選挙資金と選挙準備資金を別々に計算する必要があるのですが、

=SUMIF(E5:E17,ʺ選挙運動ʺ,C5:C17) というように、 E列にあるのが選挙運動というので C列を合計しろ という関数を使います。エクセルと同じですね。

で、作表できましたら、

この選択範囲をグリッド線なしで印刷でアクロバットに出力することで印刷できます。

セルですが、必要以上に一つにしないようにしてください。レイアウトが崩れてきれいな作表ができません。これがどうもエクセルとは違います。

必要な場所だけをセルの結合して、なるべく元の形を残すのがポイントです。
笑うほどに指摘されているが…繰り返しが多いのでCtrl+F(検索)で一発変換などでOK


この方法だと、ばっちり間違い指摘されても、元なおしたらほぼ自動的に全部が変更されるのでめんどくさくないと思います。

項目が増えて全部がキレイに表示されているかどうかだけチェックが必要ですけどね。
レシートは、現物を見せる必要がなくて、コピーだけ持参なんで、スキャナで全部管理できたら最高なんですけどね。もう、そうなるとインデザインか、XARA使ってレイアウトソフトでやれるなとかw思ってしまうのだった。

で、提出ですが、朝一番に行き、提出したら2時間半くらいかけて、細かくチェックされて(無意味~)、それをその場で直して再提出するのが一番いいと思います。 1回で済むから。 範囲を指定して印刷はアンドロイドのタブレットではできないというのを私知らずにアンドロイドタブレットで行って大失敗だったが、大阪府庁の近所にKINKO'Sがあったのでセーフだった。 (この騒動でパソコンが欲しくなったのだった)


今回の選挙は、負け戦だったので、まったく審査も緩かったと思う。 公費負担の分とか請求できるとなったら、もっと大変なんだろうね。

ま、選挙をする方も、エクセルよりGoogleをおすすめしたいですね。じゃないとめんどくさいと思うわ。

次の選挙もやらしてもらってもいい。

ただし、予算と時間が必要です。


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これちょっとおもしろかなと思った。
ネット選挙解禁で、いろんな仕込みができるようになったと思うのだけど、もひとつまだやりきれてないと思うので、選挙という切り口で何かしたいなと。



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